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Algunas claves para el éxito en la toma de decisiones gerencial

Cada día los Gerentes y Directores de las diversas empresas que existen en todo el mundo, se enfrentan al mayor reto que trae consigo el ocupar un cargo Ejecutivo, y es el tomar decisiones apropiadas y correctas. Todos aceptamos y conocemos que en este proceso existen muchos factores a ser tenidos en cuenta, puesto que afectaran innegablemente el resultado que obtengamos. En este artículo y vamos a analizar algunos de estos factores, los que deberemos considerar seriamente, puesto que serán elementos de peso para poder tomar las decisiones en forma correcta y exitosa.

El primer punto que vamos a considerar es la “información”. Al solo mencionar esta palabra todos damos por entendido que estamos hablando de un aspecto muy importante a considerar en una Organización, y es una de las claves principales en el proceso de toma de decisiones. Toda organización está formada por un grupo de personas, asignadas a diferentes áreas o departamentos, todos estas personas trabajaran estrechamente vinculados tras un mismo fin, un mismo objetivo. Todos ellos manejan diferentes tipos de informaciones, necesarias para su desempeño y gestión, tanto cotidiana como global. De esto podemos entender que en nuestra organización existe y se maneja día a día un gran conjunto de información, que llamaremos “sub-sistemas de información”. Pero atentos, debemos diferenciar claramente entre “datos” e información. Los datos pueden ingresar en diferentes canales, pero luego deberán ser convertidos a información útil para la empresa y su desempeño.

Cada Gerente que forma parte de una organización tendrá que asumir la responsabilidad de efectuar diferentes tomas de decisión, y cuando lo hace el resto de la empresa comprende y asume que detrás de esa decisión existen bases y razones lógicas que han llevado por resultado la decisión. Pero la verdadera razón por la que un Gerente debe llegar a una decisión es porque ha analizado determinada información que le ha permitido ver con claridad el mejor camino y rumbo para efectuar dicha toma de decisión. Esta toma de decisiones basada en información debemos hacerla cuando estemos completamente seguros y no nos surjan ningún tipo de dudas en cuanto al contenido de la información que manejamos, debemos estar completamente seguros que es la apropiada y la correcta a utilizar en ese momento para ese caso particular. Cuando esa información no es la correcta, apropiada y necesaria, entonces acudiremos a nuestra base de conocimientos, y en ese formato de toma de decisión existe un gran riesgo a equivocarnos.

Cada empresa como lo mencione anteriormente maneja un gran caudal de información, esta información tiene la tendencia a aumentar cada día, muchas veces aumenta más de lo que esperamos y podemos controlar, es allí donde comenzamos a tener serias dudas de la calidad de la información que tenemos. Para evitar ese peligro de perdida de calidad y control de información, debemos estar bien comunicados con la gente que produce y reúne la información, para poder conocer sus orígenes y pensar cómo podemos aplicarla en nuestra toma de decisiones.

Nuestra posición como Gerentes, nos hará enfrentarnos con una serie de dificultades a la que enfrenta la organización completa, afectados por el entorno empresarial en el que nos desenvolvemos, y se espera que seamos nosotros los encargados de solucionarlas, y para hacerlo eficazmente recurriremos a datos, informes, gráficos, tablas, y otros elementos necesarios, que nos serán de utilidad para ver el panorama completo. Con esta información debemos realizar nuestro análisis de la organización, debemos ver cuales son los puntos fuertes y cuales son los débiles (DAFO) debemos vislumbrar y determinar cuáles son nuestras prioridades ahora y cuáles serán en el futuro inmediato. También debemos tener claridad sobre nuestros objetivos, cómo los hemos perseguido hasta el momento, y cómo lo haremos de ahora en adelante, pero quiero detenerme en la consecución de objetivos y poner como punto importante que jamás debemos olvidar efectuar un control eficaz de las metodologías aplicadas y llevadas adelante a fin de alcanzar éstos objetivos.

En los aspectos de tecnología de la información, asumimos que se ha transformado radicalmente con el paso de los años, y podría acotarles que han cambiado estructuralmente. Estas tecnologías de la información han variado, de hecho son muchas las disponibles hoy en día, y también encontraremos diferentes calidades sobre el producto final. Nuestra organización debe estar lista y abierta para ir adaptándonos a estas tecnologías, y no incurrir en el error de permanecer siempre un paso atrás.

Todo Gerente tiene muy claro que la información es un elemento muy necesario, que es la plataforma para poder desempeñarse correctamente en sus funciones directivas, como la planificación, la organización, y el control sobre las gestiones. Nuestro principal manejador y aportador de información serán los Estados Contables, de ellos podremos obtener información clara y precisa que utilizaremos para efectuar la planificación y control con nuestro equipo.

Tenemos una gran responsabilidad y es la de filtrar o seleccionar la información que utilizaremos. Si tuviéramos que determinar y encasillar por grupos a la información, tendríamos una gran cantidad de clasificaciones y tipos de información. Pero como paso inicial deberemos diferenciar entre la información interna y la externa, y ver cual de ellas será apropiada para ser utilizada en la perspectiva operativa de la organización y cual será la que utilizaremos como estratégica. De esa clasificación la mejor información para tener en cuenta y utilizar como base para la toma de decisiones es la información interna. Lo que nos rodea en nuestro mundo empresarial, es decir el entorno en el que no desenvolvemos, ha cambiado, hoy en día términos como globalización, tecnología, Ingeniería de Procesos, y otros, han cambiado y modificado el rumbo de las empresas a niveles mundiales. Por eso debemos comprender la importancia de la buena información, y de que debemos hacerla fluir hacia los cuadros de mando para que sea aplicada correctamente en la organización.

Pero ¿cómo podemos hacer que la información fluya desde la Gerencia, a los cuadros de mandos, y hacia la organización completa?. La mejor forma es mejorar la comunicación, mejorar las relaciones con el Recurso Humano, ser buenos delegadores de responsabilidades y hasta donde sea apropiado también delegar algunas decisiones, ser buenos controladores de la gestión, mejorar la calidad de la motivación, fomentar y organizar el espíritu de equipo, y mejorar las relaciones de las diferentes áreas o departamentos de nuestra empresa.

Nuestra Gerencia debe ser capaz de estar constantemente analizando su gestión y la de la organización completa, para ello debemos desempeñar correctamente nuestras funciones principales y elementales. Ser buenos planificadores y organizadores, y buenos controladores y ejecutores. Si hablamos de funciones de organización y ejecución, sabemos que no están dentro del concepto de Control de Gestión actual, y es así puesto que actualmente ha tomado un amplio grado de automatismo. Pero no olvidemos que cuando estamos presentes y lideramos la acción de control en la compañía, estaremos a la vez desarrollando la ejecución de las tareas en todos los planos, y en conjunto podremos ver y tomar las acciones o decisiones correctoras oportunas.

Cuando planificamos estamos elaborando una guía, que nos permitirá desempeñar una determinada acción, y es la primera actividad necesaria e ineludible de todo Gerente, es la etapa primordial, puesto que en esa etapa estaremos coordinando todas las actividades que se concretarán con posterioridad, y que deberán dar por resultado un proceso orientado al avance en las metas y objetivos determinados. Esta tarea de planificación es muy valorada en aquellas grandes compañías multinacionales o grandes corporaciones, puesto que en el mayor grado de descentralización organizativa es donde se manifiesta una mayor necesidad de planificar correctamente y luego ejercer control sobre su aplicación, se requiere que el Gerente este personalmente asumiendo el control de coordinar cada área o departamento que posee participación y responsabilidad en la gestión planificada.

Debemos ser buenos controladores y supervisar la aplicación de la planificación, para poder tener una clara visión sobre las posibles correcciones de marcha, deberemos estar viendo las desviaciones que podrían suscitarse. Este control no debe ser un aspecto rígido, no, mas bien debe tener como fin poder adaptar el rumbo en determinadas situaciones que se presenten, debe ser una acción que motive al recurso humano, que les transmita la necesidad de corregir para lograr ser mejores, ser mas competentes. Este control debe ser extendido al corto y largo plazo de los objetivos y desarrollos de la organización, teniendo la aptitud para poder coordinarlos y determinar un correcto control de enlace entre ambos tiempos de la empresa.

Pero ¿toda la información es útil? ¿Necesitamos acumular en nuestros escritorios cualquier tipo de información?. La respuesta correcta es rodearse y reunir toda aquella información útil y que nos aporte algún grado de visión sobre los aspectos importantes de la organización. Pero para poder seleccionar la información y darle la categoría de útil, necesitaremos valernos de nuestro conocimientos y experiencias.

Como conclusión diremos que cuando nuestro cargo de Gerentes nos enfrenten ante la obligación de tomar una decisión, lo haremos basados en la comprensión de la información que tenemos disponible, y que hemos analizado para ser utilizada correctamente. Así mismo la información de uso para dicha toma de decisiones debe ser conceptuada con su objetivo principal a ser un suministro de datos con suficiente respaldo para que la podamos dar como válida, cierta y utilizable en el proceso de toma de decisiones.

No olvidemos que la Gerencia del Siglo XXI es un reto constante, exigirá de nosotros las mejores decisiones, que puedan proyectar un futuro seguro para nuestra organización, lograremos el éxito seguro si podemos utilizar de mejor forma la información de nuestra empresa.

Autor: Alberto J.E. Piatelli Piraud

Fuente: rrhhMagazine